提案依頼書（ＲＦＰ）の作り方

まずは「なぜシステムを作りたいのか」「完成したらどういう状態になっていたいか」というプロジェクトのゴール（目的）を定義します。
IT企業とはこの目的を共有する事が重要です。

• ・ やること
  • システム導入で達成したい「未来の姿」を言語化する。
  • 例：「手入力による転記ミスをゼロにしたい」「問い合わせ対応時間を50%削減したい」「売り上げデータをリアルタイムに可視化したい」
• ・ 重要なこと
  • 「手段（システム化）」を「目的」にしないこと。 「最新のクラウドを使いたい」ではなく、「業務をどう変えたいか」というビジネス上のゴールを明確にします。

現行業務の刷新が目的の場合、ゴールに向けて現在どのような問題や障害があるのかを現場の視点からリストアップします。
ここでは具体的な解決方法はあまり考えずに、純粋に課題を洗い出します。

• ・ やること
  • 現場担当者にヒアリングを行い、「無駄な作業」「二重管理」「時間がかかっている業務」「見えない情報」を抽出する。
  • 使っているExcelファイルや紙の伝票、既存システムの不満点を集める。
• ・ 重要なこと
  • 「愚痴」も含めて一度すべて吐き出してもらうこと。 ただし、すべてをシステムで解決しようとせず、「本当にシステム化が必要な課題」と「運用の工夫で解決できる課題」を分けて整理しておくことが大切です。

プロジェクトを前に進めるための「社内の役割分担」を決めます。
IT企業との窓口となります。

• ・ やること
  • PM（プロジェクトマネージャー）の選定: 社内の窓口となり、IT企業との意思疎通や社内調整を一手に担うリーダーを1人決める。
  • 決裁者の選定: 予算の承認や、重要事項の意思決定を行う責任者を明確にする。
• ・ 重要なこと
  • PMに適切な「権限」を与えること。 現場の要望をまとめるだけでなく、判断・決定を下せる人（または決裁者にすぐ相談できる人）をPMに据えることが、遅延を防ぐ最大のカポイントです。

おおよその予算上限と、希望する稼働時期（ゴール）を設定します。
IT企業はこの条件も含めて提案をします。難しいかもしれませんがおおよその希望は決めておくことをお勧めします。

• ・ やること
  • 「最大でいくらまで出せるか（上限予算）」を社内で握っておく。
  • 「〇月の新年度から使い始めたい」「法改正が入る〇月までに動かしたい」といったスケジュールの締め切りを決める。
• ・ 重要なこと
  • 予算や納期は、最初からRFPでIT企業に開示するのが賢明です。 隠しておいて提案を受けると、予算オーバーの提案ばかりが集まり、選定の時間が無駄になってしまうリスクがあります。

１－１〜１－４でまとめた内容を、1つのドキュメント（PowerPointやWordなど）に書き起こします。

RFPに含まれるべき主な項目

①．プロジェクトの背景と目的（なぜ作るのか）

②．現状の課題と目指すゴール（どうなりたいのか）

③．対象となる業務・範囲（どの部署のどんな業務か）

④．要件（希望する機能・環境）

• 機能要件: 〇〇の登録機能、△△の集計レポート出力機能など
• 非機能要件: セキュリティ要件、ハードウェア―要件、パフォーマンス要件など

⑤．予算とご希望の納期

⑥．発注側の体制（PMの配置など）