建設業 Ｋ社持株会様の場合
K会社持株会様では、会員数の増加に伴い、従来の紙ベースによる事務運用が限界を迎えていました 。事務負担の軽減とリスク管理の強化を目指し、社内ポータルサイトと連携した「持株会WEB」を導入。アナログな手続きをデジタルへ移行した事例をご紹介します。
お客様紹介
地域に密着した住まいづくりを展開されているKグループ（建設会社、不動産会社、リフォーム会社、システム開発会社）の持株会様です。
システム導入の背景
システム導入以前の問題点
Kグループの持株会様では、導入前、持株会運営では以下のような課題を抱えていました。。
- アナログな事務手続きによる負担増：入会・退会時の申込書や通知書を、すべて用紙への記入・押印という紙ベースで運用しており、会員数増加に伴って事務処理時間が膨らむことが予想されていました。
- 配布業務の非効率性とミス誘発：配当金通知書などの資料配布をメールや紙で行っており、業務負担が大きいだけでなく、配布間違いや手続き漏れが発生するリスクがありました。
- 属人化した管理体制：書類が物理的に保管されているため、過去の手続き内容の確認に手間がかかり、特定の担当者でなければ把握しにくい「属人化」が懸念されていました。
- 告知の平等と負担増：新規、追加募集を行う場合に、社員全員に告知する方法がなく個別メールで対応
するしかない。
問題点に対する改善案の検討
そこで、弊社では下記のことを考え、新システムの開発を提案し導入しました。
- ペーパーレス化を徹底する。
- 業務をシステム化し、正確性と効率性を向上する。
- 誰でもが、簡単に、正確・効率的に業務が行える。
- 情報共有の迅速化とアクセスの利便性を高め、業務プロセス全体のスピードアップと効率化を実現する。
導入システム
Ｋグループの持株会様のお困り事を解決し、導入したシステムの概要を紹介します。
持株会WEBシステム
１．ペーパーレス化の徹底
手書き・印鑑を廃止し、申込書や通知書を電子化。WEB上での申請・承認フローを構築することで、書類をクラウド上で安全に一元管理します。
２．一斉配信機能の導入
配当金通知書や事業報告、理事会議事録などをWEB上で一括配信・閲覧可能にし、配布コストとミスのリスクを排除します。
３．社内ポータルとの認証連携
既存の社内ポータル認証と連動させ、会員・仮会員のみがシームレスにアクセスできる利便性とセキュリティを両立させます。
４．過去データの可視化
会員自身がいつでも過去の手続き履歴や配布書類を閲覧できるマイページ機能を設け、問い合わせ対応の削減を図ります。
まとめ
本システムの導入により、持株会運営は「守りの事務」から「攻めの管理」へと進化します。
１．業務スピードの劇的な向上
物理的な書類の往復や押印待ちの時間がなくなり、入会・退会手続きが迅速化されます。
２．事務ミスのゼロ化
システムによるステータス管理（承認・未承認の可視化）により、手続き漏れが防止されます。
３．情報の透明性とアクセスの向上
理事会議事録などの重要書類が常にWEB上で閲覧可能になることで、会員への情報公開が促進され、持株会運営の透明性が高まります。
４．配当金振込手続きの自動化
配当金振込みをデータによる総合振込みを利用する事が可能になることで、振込み手続きが迅速化し、ミスがなくなります。
お客様の声
現在は頻繁に入退会が発生する状況ではありませんが、将来的な増員を見据えた基盤整備として今回のシステム化を決定しました。これまでは紙の書類と押印によるアナログな管理を行っていたため、事務手続きが特定の担当者に頼り切りになる『属人化』が大きな懸念材料でした。
今回のWEBシステム導入により、過去の申請履歴や重要書類がクラウド上で一元管理されるようになったことは、組織として非常に大きな前進です 。会員とのコミュニケーションツールとしても活用することができ、物理的な書類保管のスペースが不要になっただけでなく、一斉配信機能によって配布ミスや漏れのリスクが軽減された点も高く評価しています。事務負担が深刻化する前に、ペーパーレスで安全な管理体制を構築できたことは、今後の持株会運営において強力な安心材料になると確信しています。