建設業 Ｋグループ様の場合
多くの協力会社とのコミュニケーションにおいて、仕事の進め方が担当者任せで、業務が属人化してしまい担当者がいないと業務が進まなかったり、種類が見つからなかったりとの不具合を生じていました。そこで、誰でもが、簡単に・正確に・効率的に業務が行えるシステムの構築・運用を提案し、お客様に満足いただけるシステムを導入できた事例です。
お客様紹介
今回ご紹介するのは、地域に密着した住まいづくりを展開されているKグループ様です 。住宅部門、ビル部門、リフォーム部門と多岐にわたる事業を展開されており、日々多くの協力会社と連携しながら高品質な施工を提供されています 。
システム導入の背景
システム導入以前の問題点
Kグループ様では、総勢600社に及ぶ協力会社との取引において、大きく分けて以下の課題を抱えていらっしゃいました。
- 業務プロセスの属人化と不明確さ： 業務の依頼や確認、承認の方法が明確に定まっておらず、効率的な進行の妨げになっていました 。
- ペーパーレス化の遅れとコスト増： 書類の保管や管理ルールが曖昧で、無駄な印刷コストや保管スペースが発生していました 。さらに、郵送処理や書類の受け渡しのための移動にも、無駄な時間とコストがかかっていました 。
- コミュニケーション履歴の散逸： 協力会社との業務に関するやり取りがメール等に分散しており、システム上に履歴が残っていない状態でした 。
問題点に対する改善案の検討
そこで、弊社では下記のことを考え、新システムの開発を提案し導入しました。
- どのような社会情勢下でも業務を継続できる。
- 誰でもが、簡単に、正確・効率的に業務が行える。
- 協力会社とのやりとりはペーパーレス化し、データのデジタル化をすすめる。
- コミュニケーション履歴、進捗状況を・見える化（明確に）し、処理の漏れをなくす。
- 処理の属人化、書類の迷子をなくす。
- PCだけでなくスマートフォン等でもイメージ通りに操作できる、レスポンシブ対応のWebシステムとする。
導入システム
Ｋグループ様のお困り事を解決し、導入したシステムの概要を紹介します。
協力会社ポータル
１．ダッシュボードによるタスクの可視化
ログイン後の画面で、見積や請求などの未読数や処理すべきタスクが一目でわかり、抜け漏れを防止します。
２．見積から支払までの完全ペーパーレス化
見積依頼から発注、請求、支払確認に至る一連のワークフローをシステム上で完結させます。これにより、印鑑や印紙が不要なペーパーレス環境を実現しました 。
３．プロジェクト単位での情報集約機能
プロジェクトごとに参加企業、メンバーを管理できるようにし、図面や仕様書の共有機能を実装しました。投稿の削除を不可にすることで、確実な履歴管理を可能にしています 。
まとめ
協力会社ポータルサイトの導入により、Kグループ様は長年の課題であった「紙文化からの脱却」と「協力会社とのコミュニケーションの円滑化」に向けた大きな一歩を踏み出されました 。
建設・リフォーム業界において、数百社に及ぶ協力会社との連携業務をシステムに集約することは、自社のバックオフィス業務の大幅な削減だけでなく、協力会社側の利便性向上にも直結します 。弊社は今後も、お客様の業務の仕組みを最適化し、継続的な成果を生み出す「システム化」をサポートしてまいります 。