出版業 Ｋ出版様の場合
開発者が退職して不具合の改修も依頼ができなくなり運用ができなくなってしまい困っているお客様に、システム間の連携や、入力やチェック確認処理が効率的に行える新システムを提案し開発導入した事例です。
お客様紹介
Ｋ出版様は、人々のくらしに役立つ情報の提供を目指し、出版・印刷物の企画・編集、デザイン、さらにＷｅｂのコンテンツ構築から制作を行っているスタッフ数５０名の会社です。
システム導入の背景
システム導入以前の問題点
Ｋ出版様では、下記のような問題を抱えシステム担当者が悩んでいました。
- 前システム開発者から保守が受けられなくなり年１回の更新業務ができなくなってしまった。この部分を開発者に依存していた為、継続利用ができなかった。
- 不具合などもあったが改修の依頼ができなかった。今後を考えると信頼できるベンダーにシステムの再構築をしてもらいたいと考えていた。
- それまでの運用では各担当者が入力したExcelファイルを集め管理部門でシステム入力し集計を行っていた。管理部門でのチェック業務が多く大変だった。
問題点に対する改善案の検討
そこで、弊社では下記のことを考え、システムを提案し導入しました。
- 社内業務全体を理解した上で、人がやるべき事、システムにできる事に切り分ける。
- Excelを使用しない業務間連携を実現する。担当者は直接システムに入力し、管理部門ではそれを集計する。チェック業務はできる限りシステムが行い管理部門の業務を軽減し人間系作業による間違いがないよう検討する。
導入システム
Ｋ出版様のお困り事を解決し、導入したシステムの概要を紹介します。
受注原価管理システム
１．親会社以外からの注文も管理できるようになりました。
管理部で親会社からの注文データを取り込めるようにし、親会社以外からの注文データも登録できるようになりました。
２．管理部で注文データを各担当者へ配信できるようになりました。
３．原価を管理できるようになりました。
担当者は注文内容から製作を行い、掛かった原価をシステムに登録できるようになりました。
４．担当者は製作の完了した注文について原価の確定が行えるようになりました。
５．管理部では、原価確定した注文を集計し請求業務が行えるようになりました。
６．管理部ではこれらのデータを元に、売上、原価の集計業務が行えるようになりました。
まとめ
出版物を扱う業種は初めてでしたが、ヒアリングを行うに従い、大口の得意先となる親会社、製作部門、受注・請求を行う管理部門の連携に注目し、各アクター間のデータ連携、タイミングを適切に行うような考慮が重要と確信し開発を進めました。
また製作担当者が多い為、入力内容が煩雑になりがちなので、製作担当者の操作部分はシンプルに必要項目のみ入力できるよう配慮しました。
お客様の声
社員が作ったプログラムはやはり素人のため、不具合が出て修正すると違う箇所に不具合が出るというケースが多く、退職してしまうとサポートする人がいないので機能しなくなってしまいました。
本社のデータを取り込んで売上データや請求書を作成しなくてはいけないので既製のソフトでは対応できず、コミニスさんにお願いしました。
こちらの希望通りのプログラムを組んでいただき、作業効率も格段にアップしました。
導入後も、細かな修正を快く引き受けていただきストレスなく仕事に取り組めています。
