特別法人 Ｋ支部様の場合
会員情報をデータベース化し、会員管理システムを開発導入することにより、会員の複雑な履歴・経歴管理が容易に行えるようになった。併せて、会費の徴収や連絡・通知といった機能を付加することにより、会員管理の事務処理がとても効率化された事例です。
お客様紹介
Ｋ支部様は、２１,０００名が所属する協会の支部組織です。
システム導入の背景
システム導入以前の問題点
Ｋ支部様では、下記のような問題を抱えシステム担当者が悩んでいました。
- 会費の徴収や連絡・通知といった管理事務は、ＥＸＣＥＬ・ＷＯＲＤを用いて行っていたため非効率的である。
- 入会、退会、再度の入会や、事務所の転籍等が数多くあり、会員の所属管理が煩雑になっている。
- 役職において、再任・復帰・兼任等があり経歴管理が複雑になっている。
問題点に対する改善案の検討
そこで、弊社では下記のことを考え、システムを提案し導入しました。
- 会員情報をデータベース化する。
- 会員の所属履歴を管理する。
- 会員の役職経歴を管理する。
- 会費の徴収管理機能を持たせる。
- 会員への連絡・通知を容易に行える機能を持たせる。
導入システム
Ｋ支部様のお困り事を解決し、導入したシステムの概要を紹介します。
会員管理システム
１．会費の徴収管理
会費の徴収管理がスムーズに行え、未徴収が無くなりました。
２．会員の履歴・経歴管理
会員の履歴・経歴データが管理されているので、複雑な表彰基準の会員抽出が容易に行えるようになりました。
３．会員への連絡・通知
会員検索抽出機能とメール・宛名印刷機能を連携することにより、目的対象の会員への連絡・通知が容易に行えるようになりました。
４．会員の写真管理
会員の写真もデータとして管理しているので、数多い会員の顔を確認できるようになり、業務がスムーズに進むようになりました。
まとめ
会員管理システムの開発により数の多い会員の管理を容易に行えるようになりました。
また、会員情報をクラウド用いバックアップ機能を強化して情報の保安を行っています。
お客様の声
当協会では、会員の移動がよくあり、在籍履歴や役職履歴の管理が複雑になり表彰等の該当者を抽出することが大変な作業になっていました。
何か良い方法がないかと考えていたときに、コピー機等の事務機器でお世話になっている業者さんに相談をしたところ㈱コミニスさんの紹介を受けました。
問題点について色々と相談させてもらい、会員管理システムの提案を頂きました。細かな要望もまとめてもらい納得のいく提案でしたので早速開発をお願いし、会員管理システムを導入してもらいました。
導入した会員管理システムは、要望した事が実現されていて、シンプルで使いやすく満足しています。懸案だった在籍履歴や役職履歴の管理も簡単に行えます。また、会費の管理、連絡・通知管理機能もあり便利で助かっています。
また、導入後も、色々と細かなことをお願いしていますが快く引き受けてもらい年々充実したシステムになっています。
コミニスさんこれからも宜しくお願いします。
