公益社団法人 Ｎ協会様の場合
少子高齢化等の社会状況の変化に伴い、健全な法人運営を保つために新システムへの変更を考えているが、システムの開発・導入・運用をどのように進めたら良いか困っているお客様に対して、システムの開発依頼から開発・導入・運用開始までを支援した事例です。
お客様紹介
Ｎ協会様は、ある文化の普及発展とそれを通した社会貢献、国際交流を目指し、資格検定試験の実施、コンテストの開催、公認校の認定、書籍・教材の製作販売等を行う会員数約２００００名の協会です。
システム導入の背景
システム導入以前の問題点
Ｎ協会様では、システム導入にあたり下記のような問題を抱え担当者が悩んでいました。
- 会員の増加が見込めない社会状況下での法人存続のための対応の１つとて、情報システムの全国の拠点での使用を可能にし、会員サービスの向上を図りたい。
- 情報システムの見直しと共に情報インフラ機器の管理を簡略化したい。
- 情報システムを調達するためのRFP（提案依頼書）の作成ができない。
- どのベンダーを選ぶかの基準が分からない。
- 開発時ITに詳しいものがいないのでベンダーの言いなりになるのが不安。
- 導入・運用がスムーズに行われるか不安。
問題点に対する改善案の検討
そこで、弊社では新システムの導入を行うために下記のようなサポート支援を提案しました。
- 弊社は、RFP（提案依頼書）作成、ベンダー選定、プロジェクト管理、運用マニュアル作成を支援し新システム導入を目指す。
- 既存システムの問題点を改善するために、業務フローを作成し業務改善をする。
- 作成した業務フローと業務改善案を基にRFPを作成する。
- 開発ベンダーは、RFPを基にコンペ方式で決める。
- 開発時にはプロジェクトを管理し顧客の要望が正確に反映されているかを確認する。また、プロジェクトが予定通りに進むように調整する。
- 開発が終了し運用開始後に、スムーズな運用が行えるように運用方針を検討し、運用マニュアルの作成を支援する。
導入システム
Ｎ協会様のお困り事を解決し、導入を支援したシステムの概要を紹介します。
会員管理システム
１．システムをクラウド化しました。
クラウドシステムとすることで、全国どこの拠点からもアクセスできるようになり、会員もシステムにアクセスできるようにしたので、システムの利用範囲が広がり、サービスの向上につながりました。また、クラウド化により情報機器のメンテナンスも行わなくてよいようになりました。
２．会費等の収納を多様化しました。
ゆうちょ銀行の振込のみだったものを、収納代行会社を使いコンビニ、カード、銀行、ゆうちょ銀行、現金などで行えるようにし、会員の利便性を高めました。
３．ホームページと連携し会員からのアクセスを可能にしました。
資格試験、講習会、物販等の情報が閲覧でき、申し込みや購入も行えるようになり会員サービスを向上しました。また、申し込みや購入数が増え、収益アップにも貢献しました。
会員がマイページで自分の情報を確認でき、資格取得や講習会受講等のモチベーション向上につながりました。
まとめ
システムの導入により、会費未納率の減少、受験者・受講者の増加、物販の増加、事務経費の減少が実現でき、会費の増加が見込めない現状への対応ができました。また、会員とのコミュニケーションの向上にも役立て、退会者の減少につながりました。
お客様の声
職員にシステムに詳しいものが居らず、新しい会員管理システムの導入に不安を感じていたところ、（株）コミニスさんに導入支援を依頼しました。
職員と開発会社との間に入っての打合せ、打合せ資料整理等を行っていただいた結果、さまざまな問題点を整理することができ、時間の短縮につながりました。
また、打合せの場では、やはり素人では理解できない言葉、処理方法の選択、コストの妥当性など、悩ましい場面がいくつもありましたが、的確にアドバイスいただくことで無事に会員、職員にとって使用しやすいシステムとなりました。
新しい会員管理システムは、ネット上から、各種申し込み、会員情報の変更等を会員様にしていただけるようになったことから、業務量の削減につながりました。
入金方法についても、カード決済等を導入し、会員様の利便性を高められ、その管理については入金方法ごとに集計を取れるようにしたことで、会計月次報告の信憑性とその処理速度が格段に高まりました。
時間とお金のかかる大規模なシステム改修ではありましたが、満足するシステムを導入することが出来たのは（株）コミニスさんの助力があったからと非常に感謝しております。
